Cách quản lý kho hiệu quả và cách sắp xếp kho hàng như thế nào thì khoa học, dễ tìm kiếm? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết những cách sắp xếp kho hiệu quả cũng như cách quản lý kho hiệu quả nhất. Doanh nghiệp nên nắm bắt sớm!

1. Kho hàng là gì? Các loại kho hàng phổ biến hiện nay

Trước khi tìm hiểu cách sắp xếp kho hàng nói chung và cách quản lý kho hiệu quả nói riêng thì cần hiểu rõ kho hàng là gì? Theo đó, kho hàng là không gian trống, được sử dụng nhằm mục đích bảo quản, lưu trữ các loại hàng hoá khác nhau phục vụ mục đích sản xuất và kinh doanh.

Trước khi tìm hiểu cách quản lý kho hiệu quả thì cần tìm hiểu có những cách phân loại nhà kho nào? Dưới đây là gợi ý:

  • Dựa vào nhóm hàng lưu trữ: Kho tài liệu, kho thực phẩm, kho hoá chất, kho dược phẩm, kho bánh, kho thép, vật liệu xây dựng,… 
  • Dựa theo công năng sử dụng chúng ta có các loại kho như: kho ngoại quan, kho bảo thuế, kho CFS,…
  • Dựa theo tính chất: Kho hàng thường, kho lạnh – kho mát – kho chạy nhiệt độ,…
Có nhiều loại kho hàng
Có nhiều loại kho hàng

Tuỳ thuộc vào từng loại kho hàng cũng như đặc trưng hàng hoá nhất định mà cách sắp xếp kho hàng cũng như cách quản lý kho hiệu quả cũng có sự khác biệt. Điều này người phụ trách kho cần lưu ý.

2. Vì sao phải tìm cách sắp xếp kho hiệu quả?

Sắp xếp kho hàng không hề đơn giản, đó là quá trình để quản lý kho với nghiệp vụ chuyên nghiệp. Nhờ cách sắp xếp hàng hoá khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng. Đồng thời, giúp mang đến hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp, làm tăng khả năng lưu trữ, tiết kiệm không gian cũng như chi phí.

Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có kho hàng lớn, lưu trữ hàng hoá nhiều,… nếu không sắp xếp khoa học sẽ khiến việc tìm kiếm càng khó khăn, gây mất thời gian cũng như giảm hiệu quả công việc. Có thể nói, việc tìm kiếm hàng hóa ở trong nhà kho sẽ mất thời gian và công sức hơn khi di chuyển trong không gian nhà kho. Chính vì vậy, việc thực hiện cách cách quản lý kho hiệu quả, cách sắp xếp kho hàng đóng vai trò quan trọng mà bất cứ người quản lý kho hàng nào cũng nên nắm rõ.

Sắp xếp kho hàng khoa học giúp việc tìm kiếm hàng hoá nhanh chóng
Sắp xếp kho hàng khoa học giúp việc tìm kiếm hàng hoá nhanh chóng

3. Các tiêu chuẩn trong cách quản lý kho hiệu quả

Trước khi tìm hiểu cách quản lý kho hiệu quả thì người thực hiện nhiệm vụ trên cần nắm rõ một số tiêu chuẩn dưới đây:

  • Nắm rõ tên những đồ vật, hàng hóa trong kho.
  • Biết rõ vị trí của hàng hoá
  • Biết rõ số lượng của từng hàng hoá.

Theo đó, bạn cần ghi chép kỹ càng thẻ kho hàng, bố trí hàng hoá và tiến hành kiểm kê kho. Những công việc trên cần được tiến hành đồng bộ và liên tục đảm bảo quá trình vận hành trong kho được trơn tru, hàng hóa xuất nhập rõ ràng và không bị lẫn lộn, gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm. Áp dụng những tiêu chuẩn, nguyên tắc trên chính là cách quản lý kho hiệu quả.

4. Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp kho hàng hiệu quả, dễ tìm kiếm

4.1 Sử dụng mã SKU

Đây là một trong những cách sắp xếp kho hiệu quả đang được ứng dụng phổ biến và điển hình hiện nay. Cách quản lý kho hiệu quả thông qua sử dụng mã SKU là phương pháp thông minh, hiện đại. Thực chất, SKU là mã hàng hoá bao gồm một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số hoặc chữ/số) dùng để đánh dấu vị trí của hàng hoá đang được lưu trữ trong kho.

Sử dụng mã SKU là cách quản lý kho hiệu quả
Sử dụng mã SKU là cách quản lý kho hiệu quả

Khi nhìn vào các mã SKU này thì nhân viên kho có thể nhanh chóng tìm ra khu vực lưu trữ hàng hoá cần tìm kiếm. QUy cách đặt mã SKU không có mẫu chuẩn mà nó tùy thuộc vào từng ngành hàng cũng như cách quy ước riêng của mỗi doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, cần lưu ý phân chia mã SKU theo dãy và mỗi kệ hàng chỉ nên đặt 1 mã SKU để tránh nhầm lẫn, gây rối khi tìm kiếm sản phẩm. Trường hợp nếu kho chứa hàng quá chật thì có thể sắp xếp chúng theo hàng, làm sao để quan sát mã SKU một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. 

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể quy ước 1 kệ hàng chỉ đặt các mặt hàng bắt đầu bằng chữ cái A hoặc kệ khác sử dụng mã SKU bắt đầu bằng chữ B, C,… Đây là cách quản lý kho hiệu quả mà thủ kho cần lưu ý.

4.2 Cách sắp xếp kho hàng theo chủng loại hàng hoá

Cách này cũng khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo đó, các mặt hàng có chung đặc điểm sẽ được sắp xếp cùng khu vực. Trong trường hợp mặt hàng đặc trưng cần bảo quản thì có thể sắp xếp ở những khu vực riêng nhằm đảm bảo yếu tố nhiệt độ hay môi trường thích hợp. Đây cũng là cách quản lý kho hiệu quả.

Ví dụ: Hàng bình thường, hàng khô, hàng có mùi, hàng cần bảo quản lạnh, hàng dễ cháy,… sẽ được sắp xếp theo khu vực riêng nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá và kho hàng.

Sắp xếp kho hàng theo chủng loại hàng hoá
Sắp xếp kho hàng theo chủng loại hàng hoá cũng là cách quản lý kho hiệu quả

4.3 Đánh dấu theo vị trí của hàng hoá có mặt trong kho – cách sắp xếp kho hiệu quả

Một trong những cách quản lý kho hiệu quả chính là sử dụng các chữ cái ví dụ như A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Đồng thời, trên mỗi kệ có dán mũi tên biểu thị sẽ giúp quá trình phân biệt và tìm kiếm được dễ dàng hơn.

Người thủ kho sẽ phải tìm cách phân chia và sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học và dễ dàng tìm kiếm nhất. Chính vì vậy, khi có bất cứ phát sinh nào cần thay đổi cách sắp xếp thì cần nhanh chóng cập nhật và kèm theo sơ đồ kho để tránh quên hay nhầm lẫn. 

4.4 Lập sơ đồ kho hàng và cập nhật khi cần thiết

Đây không chỉ là nguyên tắc mà còn là cách sắp xếp hàng hoá kho hiệu quả cũng như cách quản lý kho hiệu quả. Chính vì vậy, người quản lý kho cần lập sơ đồ chỉ dẫn cũng như dán ngay phía ngoài cửa để dễ dàng kiểm kê cũng như tìm kiếm hàng hoá một cách nhanh chóng. Lúc này, cần lưu ý:

  • Nên quy định chỉ người thủ kho mới có quyền di chuyển hàng hóa khỏi vị trí đã sắp xếp hoặc cập nhật, sắp xếp lại chúng.
  • Trước khi sắp xếp hàng hóa cần dọn dẹp sạch sẽ và ngăn nắp, gọn gàng. Đây cũng là lưu ý trong cách sắp xếp kho hiệu quả mà người phụ trách công việc trong kho cần lưu ý.
  • Với cách quản lý kho hiệu quả thì người thủ kho cần đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm.
  • Cần chú ý hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va chạm, đổ vỡ.
  • Chú ý hàng hóa dễ cháy hay kho vực có thể chịu tác động từ bên ngoài,…
  • Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng.

4.5 Dùng các chỉ dẫn để nhận diện hàng hóa – cách sắp xếp kho hiệu quả

Cách sắp xếp kho hàng nhanh nhất là sử dụng các nhãn dán chỉ dẫn có đề mã số hàng hóa, tên sản phẩm hay ngày nhập,… cùng thông tin liên quan cần thiết. Bên cạnh đó, việc sử dụng những biển chỉ dẫn vị trí, chủng loại hàng hóa sẽ giúp nhanh chóng bao quát kho hàng và sắp xếp hàng hóa chính xác. Cách quản lý kho hiệu quả này cần được lưu ý.

Nếu sử dụng nhãn dán và biển chỉ dẫn trong kho hàng sẽ giúp việc tìm kiếm, sắp xếp và bốc dỡ hàng hóa nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt, những nhân viên mới vận hành kho cũng sẽ dễ dàng làm quen và không gặp bất cứ khó khăn gì khi tìm kiếm các loại hàng hoá khác nhau trong kho. Cách này giúp kệ, giá được gọn gàng và khoa học hơn cũng chính là cách quản lý kho hiệu quả.

4.6 Cách sắp xếp kho hàng theo hạn sử dụng và cách bảo quản hàng hoá

Cách quản lý kho hiệu quả phải kể đến chính là sắp xếp chúng theo thời hạn sử dụng cũng như cách bảo quản đối với các loại hàng hoá nhất định. Việc sắp xếp kho hợp lý sẽ thuận tiện cho quá trình kiểm kê hàng hóa, nhanh chóng trong xuất nhập hàng hóa và việc sử dụng hệ thống các loại máy móc như máy in mã vạch, máy quét mã vạch… được phát huy hiệu quả tối đa.

Ngoài những cách sắp xếp kho hàng phía trên thì cách này cũng có một số lưu ý nhất định, bao gồm:

  • Cách sắp xếp kho hiệu quả cũng cần lưu ý theo chỉ dẫn bảo quản theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
  • Cần liên hệ với bộ phận mua hàng hoặc chuyên môn để nắm rõ cách bảo quản, từ đó sắp xếp theo vị trí chuẩn nhất.
  • Những mặt hàng dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO. Đây là ghi nhớ khi áp dụng cách quản lý kho hiệu quả.

4.7 Sắp xếp lối đi trong kho và nơi soạn hàng

Đây cũng là một trong những cách sắp xếp kho hiệu quả mà thủ kho cần lưu ý. Với những lối đi ra cửa chính hay lối đi phụ cần sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học nhằm hạn chế không khí, ẩm mốc.

Chú ý sắp xếp hàng hoá với lối đi sao cho rộng rãi
Chú ý sắp xếp hàng hoá với lối đi sao cho rộng rãi cũng là cách quản lý kho hiệu quả

Thông thường cần chú ý kích thước tối đa của hàng hoá và kích thước của lối đi, đảm bảo hàng được vận chuyển ra vào dễ dàng. Sắp xếp hàng hoá quá chật khi đi lại dễ làm đổ, gây thiệt hại và ảnh hưởng nhất định. Bên cạnh đó, kho hàng cũng nên có một khoảng không gian cụ thể cho hoạt động soạn hàng, giao dịch,.. Vị trí này có thể để ở một góc để tránh nhầm lẫn với hàng hoá lưu trữ.

4.8 Cách quản lý kho hiệu quả bằng phần mềm

Cách sắp xếp kho hàng và quản lý bằng phần mềm đang là xu hướng hiện đại được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo đó, người thủ kho không cần phải tạo sơ đồ hay ghi chú mà có thể thực hiện qua những thao tác nhập liệu là đã có ghi lại điểm lưu kho hay vị trí đặt sản phẩm, ngày xuất nhập hàng trong kho. Đồng thời, phần mềm sẽ quản lý và theo dõi đơn hàng, đồng thời dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và đưa ra kế hoạch hàng mua cụ thể. 

Những lưu ý cần tránh trong cách sắp xếp kho hiệu quả: 

  • Sắp xếp cần chú ý không bị khuất tầm nhìn của camera
  • Kho hàng nên được sắp xếp ở độ cao đảm bảo an toàn, tránh quá cao để gây cản trở tầm nhìn cũng như bít tắc lỗ thông gió,…
  • Không sắp xếp hàng hóa sát cửa sổ hoặc sát tường dễ bị ẩm mốc hay mưa gió,…
  • Các mặt hàng dễ vỡ nên có ghi chú rõ ràng, mặt hàng cần lưu ý khi sắp xếp cũng nên lưu ý và cẩn trọng.
  • Khi thực hiện cách sắp xếp kho hàng cần chu ý xếp hàng vào kệ, ô ngay ngắn, không cản trở lối đi hay dễ đổ vỡ,…
  • Cần bảo quản hàng hoá theo cách của nhà sản xuất.

Bên cạnh đó, cách quản lý kho hiệu quả là cần xác định chính xác nhập kho, tồn kho, kiểm kê số liệu thực tế và phần mềm cũng như thường xuyên kiểm tra hàng hoá thường xuyên để phát hiện sớm những vấn đề mà hàng hoá có thể gặp phải để xử lý kịp thời.

5. Sử dụng thiết bị nhà kho cần thiết

Bên cạnh cách quản lý kho hiệu quả, cách sắp xếp kho hàng như thế nào mới đúng cách?,… thì doanh nghiệp cần sử dụng những thiết bị nhà kho để hỗ trợ quá trình nâng hạ hàng hóa cũng như sắp xếp chúng được nhanh chóng, hiệu quả. Hiện nay, việc sử dụng xe nâng điện đang là xu hướng hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Xe nâng điện là thiết bị nhà kho quan trọng và được ứng dụng rộng rãi trong sắp xếp hàng hoá
Xe nâng điện là thiết bị nhà kho quan trọng và được ứng dụng rộng rãi trong sắp xếp hàng hoá

Xe nâng điện là thiết bị không thể thiếu trong nhà kho, giúp nâng hạ và di chuyển hàng hoá một cách nhanh chóng. Cùng với cách quản lý kho hiệu quả thì xe điện hỗ trợ đắc lực cho công việc tại kho hàng. Với những mức tải trọng khác nhau, các sản phẩm đa dạng giúp đáp ứng nhu cầu nhất định của từng mặt hàng và doanh nghiệp. Trong nhiều hãng xe nâng điện có mặt tại Việt Nam thì hãng HangCha – Trung Quốc được ưa chuộng hơn cả nhờ chất lượng, độ bền cũng như tính năng ưu việt. Đặc biệt, mức giá của HangCha tương đối rẻ, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư ban đầu.

Tại thị trường Việt Nam, Công ty Cổ phần xe nâng Thiên Sơn là tổng đại lý phân phối chính hãng và duy nhất hãng xe nâng HangCha. Với mức giá bán cạnh tranh, chất lượng đảm bảo cùng chính sách bảo hành hậu mãi, dịch vụ chuyên nghiệp,… Công ty Thiên Sơn là địa chỉ mua hàng uy tín được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. 

Phía trên là những thông tin về cách sắp xếp kho hàng, cách quản lý kho hiệu quả. Bên cạnh việc sắp xếp, nếu doanh nghiệp có nhu cầu mua thiết bị xe nâng cho nhà kho, vui lòng liên hệ hotline 0869 285 225 để được tư vấn sản phẩm phù hợp.

Xem thêm: Pallet – thiết bị nhà kho cần thiết

Liên hệ trực tiếp hotline 0869 285 225 để được tư vấn chi tiết!

Trả lời